Tu Sistema Administrativo (ERP) y su integración con la Solución SFA

Un tema IMPORTANTÍSIMO que debo recalcar porque su impacto en el Proyecto es determinante. No hay una verdadera Automatización mientras los datos de Subida y Bajada no estén correctamente integrados con los campos asociados a cada acción del lado del ERP, o Sistema Administrativo del Cliente.
¿Qué significa esto? Que una Gestión de Ventas está realmente Automatizada cuando el Vendedor hace una Toma de Inventarios, hace una Cobranza, realiza un Pedido (con Inventarios en tiempo real, si así lo desea el Cliente), y al terminar la visita, puede hacer una sincronización de todos esos datos y los recibe el ERP, activando al mismo tiempo las acciones del lado del Back Office, tal como si la Cobranza, o el Pedido hubieran sido transcritos en el Sistema Administrativo, sólo que SIN la intervención de persona alguna. Todo el proceso sucede en segundos, una vez que se hace la sincronización.
Esta "Subida" de datos desde el dispositivo móvil hacia el ERP, es en los sistemas SFA más avanzados, sólo UNA de las modalidades de sincronización que tiene la Solución, llamada Sincronización Parcial de Datos. Su importancia es que se puede hacer después de cada visita/venta, y es muy rápida porque se transmiten sólo los datos relacionados con la transacción. Hay una sincronización total que en sistemas SFA de última generación se llama Sincronización Completa. Esta se realiza al final de la jornada de trabajo, e incluye todos los datos relacionados con las visitas realizadas, tiempo de duración, coordenadas GPS, tablas de datos maestros, etc.
Es FUNDAMENTAL el trabajo integral entre el Proveedor de la Solución, el Proveedor del ERP, y el Cliente. Este último, representado en estas reuniones llamadas de INTERFACES, por su personal de Sistemas.
El Proveedor, que debe ser una empresa con suficiente Experiencia para llevar de la mano a todos los involucrados en un proceso delicado como este, entrega una serie de instrucciones, explicadas en un Documento de Interfaz, que es como se denomina el "plano" por el que debe guiarse el proveedor del ERP para hacer el conector de la Solución SFA con su Sistema Administrativo. Esto es básicamente, construir una tabla de datos, con una estructura específica que contiene todos los campos que maneja la Solución SFA, y que debe integrarse con el ERP del Cliente, su ubicación dentro de un Servidor, y los tiempo de "recolección" de la Data, una vez subidos a ese mismo Servidor por la aplicación SFA.
Este proyecto puede ser sencillo, cuando hay poca información pasando de un lado a otro. Es decir, desde la aplicación móvil hasta el ERP del Cliente. O sumamente complejo y delicado, cuando el Cliente tiene Reglas de Negocio muy particulares, que ameritan desarrollar funcionalidades que no estuvieran contempladas en el Sistema SFA "de fábrica" o "As It Is" (Tal como está).
En cualquier caso, la experticia de una Empresa Proveedora de la Solución SFA, es ALTAMENTE DESEABLE, y debe ser considerada como prioritaria durante el proceso de selección. Esa es la diferencia entre un proyecto que "No Arranca" nunca, o uno que a las pocas semanas ya tiene a los Vendedores en la calle tomando pedidos, en Automático.